Wieler Toer Club De Hellen

WTC De Hellen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WTC De Hellen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als WTC De Hellen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van WTC De Hellen-leden
Persoonsgegevens van WTC De Hellen-leden worden door WTC De Hellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve en contributie doeleinden;
• Communicatie en informatieverstrekking ten behoeve van de vereniging (nieuwsbrieven, aankondigingen bijeenkomsten, etc via e-mail)
• Publicatie van de persoonsgegeven op de besloten deel van de website in een smoelenboek teneinde de verbinding tussen de leden te stimuleren;
• Ondersteuning van de inschrijving voor door WTC De Hellen georganiseerde tourritten;
• Persoonlijke benadering met betrekking tot doelen waarvoor de wielertoerclub is opgericht (samen fietsen, toertochten organiseren en aanverwante activiteiten).

Voorts zullen we, ten behoeve van de communicatie, zo nu en dan afbeeldingen plaatsen van leden op onze communicatiemiddelen. Het gaat hier alleen over afbeeldingen die een relatie hebben met de clubactiviteiten. Ook kunnen namen van leden worden genoemd in de communicatie, ook hier alleen met betrekking tot clubactiviteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen registreert WTC De Hellen de volgende persoonsgegevens van u:

• Voor- en Achternaam;
• Adres, Postcode, Woonplaats;
• Land;
• Telefoonnummer (vast en mobiel);
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Rekeningnummer;
• NTFU-nummer.

Verder kunt u zelf, op vrijwillige basis, de volgende gegevens invulling geven:

• (Pas)foto;
• Snelheidsgroep;
• Merk en type racefiets;
• Merk en type ATB-fiets.

Uw gegevens worden door WTC De Hellen, na beëindiging van het lidmaatschap, bewaard voor een periode van maximaal twee jaar (en in de financiële administratie de wettelijke termijn van zeven jaar).

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan WTC De Hellen Ladies Day
Van de persoonsgegevens op de inschrijfformulier van de Ladies Day-deelnemers wordt door WTC De Hellen alleen het facultatief in te vullen e-mail adres verwerkt ten behoeve van het verstrekken van informatie over deze toertocht en toekomstige edities hiervan. De deelnemer geeft bij het invullen van de inschrijving aan of men hier toestemming voor geeft.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan WTC De Hellen de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en Achternaam;
• Adres, Postcode, Plaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw naam en e-mail adres wordt door WTC De Hellen opgeslagen totdat men heeft aangegeven dat men niet langer informatie wenst te ontvangen.

De overige gegevens worden niet verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens van stakeholders en relaties
Persoonsgegevens van stakeholder en relaties worden door WTC De Hellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking en informatie-inwinning en het doen van gerichte contacten;

• Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan WTC De Hellen de volgende persoonsgegevens van u opslaan:
  • Voor- en Achternaam;
  • Adres, Postcode, Woonplaats
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door WTC De Hellen opgeslagen gedurende de periode dat men een stakeholder of relatie van WTC De Hellen is en eventueel daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Informatieve periodieken (Fietssport Magazine), fietsverzekering en inschrijvingen van toertochten (NTFU);
• Automatische Incasso (Rabobank);
• Verzorgen van de website (service provider Strato).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek, op basis van een gerechtelijk bevel, (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
WTC De Hellen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens WTC De Hellen van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Secretariaat WTC De Hellen
Dorpsstraat 15
5051 CH Goirle
secretaris@wtcdehellen.nl